Хранить корпоративные документы вне офиса сегодня стало модным. Однако все больше число московских руководителей крупных и средних предприятий прибегают к услугам архивных компаний вовсе не в погоне за модой. Ими движут совсем другие мотивы – удобство и снижение трудозатрат при повышении эффективности бизнеса.
Внеофисное хранение документов – весьма технологичный способ организации архива. В этом случае все бумаги передаются профессионалам на хранение и помещаются на специально оборудованных складах. При этом специализированные компании принимают на хранение документацию любых форматов и в любых объемах. При необходимости клиент, отдавший на хранение корпоративные бумаги, может заказать их доставку. Уважающие себя организации осуществляют ее в оперативном порядке.
И, конечно, нельзя не упомянуть о конфиденциальности данных. Архивные компании берут на себя обязательства по сохранению секретности всей поступившей к ним информации.
Кроме того, они оказывают и некоторые дополнительные услуги. Например – осуществляют сканирование документов (http://www.osgrm.ru/uslugi/skanirovanie-dokumentov-i-vvod-dannich), их утилизацию, а также могут оказать содействие в создании электронных версий архива. Данная система удобна и проста в использовании.
Все корпоративные бумаги оцифровываются « в цвете» в различных форматах и разрабатывается база электронных данных, которой можно воспользоваться удаленно. Таким образом, документации постоянно доступна для обработки, отправки, распечатки. Причем для того, чтобы найти нужный документ, требуется не больше пары минут. Это стало возможным благодаря удобной системе поиска.
Стоит отметить, что внеофисное хранение документов выгодно еще и с экономической точки зрения. Ведь для самостоятельной организации архива понадобится арендовать ил приобрести дополнительную площадь.
К тому же, ее необходимо будет оборудовать. Бумажные носители информации довольно хрупки. Они «боятся» повышенной влажности, перепадов температур, слишком интенсивного освещения. Поддержание оптимального микроклимата в помещении – непростая задача. Подчас приходится приобретать весьма дорогостоящее оборудование (к примеру, осушители воздуха). Кроме того, предстоит ввести новую штатную единицу – архивариуса, в обязанности которого будет входить контроль и обработка документации.
Одним словом, собственный архив обходится отнюдь не дешево.
Посредством архивных услуг, стоимость которых рассчитывается индивидуально с учетом объема предполагаемых работ, можно хорошо сэкономить. К тому же, поддержка специалистов в данном вопросе избавит от множества хлопот, неизменно сопутствующих самостоятельному хранению корпоративной документации.
Сегодня внеофисные архивы получили широкое распространение во всем мире. В нашей стране мода на них пришла сравнительно недавно. Однако многие специализированные компании успели приобрести опыт и заслужить репутацию. При выборе архивной организации необходимо обращать внимание на стаж ее работы, качество и количество оказываемых услуг и принципы работы с клиентами.